Viviamo in un mondo sempre più dominato da parte dell’evoluzione tecnologica. Sia nella vita di tutti i giorni, con l’uso sempre più smodato di smartphone e altri dispositivi simili, che in ambito lavorativo, infatti, si sono moltiplicate le possibilità e anche le opportunità proprio grazie all’uso di tecnologie sempre più innovative e all’avanguardia.
In ambito industriale, è chiaro che una delle sfide principali per le imprese è quella di riuscire a rimanere sempre su alti livelli di competitività, altrimenti la concorrenza rischia di essere impossibile da affrontare. Esattamente per questo motivo, è fondamentale prestare la massima attenzione al processo di digitalizzazione aziende.
Che cos’è la digitalizzazione aziendale
Quando si parla di digitalizzazione aziendale, si fa riferimento a un vero e proprio processo di trasformazione che include ogni tipo di area e livello all’interno dell’impresa. Per coltivare tale processo evolutivo serve prestare la massima attenzione allo svolgimento di una corretta programmazione dal punto di vista strategico, che abbia ad oggetto chiaramente anche tutti quegli strumenti e quelle tecnologie digitali che possono rendere più semplici, ma al contempo efficaci, i vari flussi di lavoro.
I risultati che si possono raggiungere sono strettamente legati alla capacità di riuscire a utilizzare in maniera efficace le nuove tecnologie. Varie attività aziendali, di conseguenza, potranno essere automatizzate. Di conseguenza, ecco che i vari processi aziendali vengono resi molto più fluidi e, al contempo, più rapidi, in maniera tale da ottimizzare il business nel migliore dei modi.
Non pensate, però, che digitalizzazione aziendale voglia dire unicamente sfruttare le nuove tecnologie e passare ad un più largo impiego del digitale, contribuendo al fondamentale processo di dematerializzazione documentale. Serve pensare, predisporre e sviluppare dei nuovi sistemi di lavorare, anche a distanza, e degli strumenti che possano rendere possibile tutto ciò.
Perché conviene puntare sulla digitalizzazione aziendale
Ci sono diversi vantaggi inerenti all’attuazione di tale processo per digitalizzare la propria impresa. Il primo punto di forza è legato al fatto che si risparmiano risorse, così come tanto tempo e spazio. Informatizzazione, digitalizzazione documentale e pure il cloud computing consentono di diminuire in maniera importante l’utilizzo della carta, così come dell’inchiostro per le stampanti, diminuendo anche l’impatto sull’ambiente di tali macchinari.
I vantaggi si estendono anche all’ambito della sicurezza, dal momento che le nuove tecnologie che sono legate al digitale offrono la possibilità di memorizzare in tutta sicurezza i vari dati e informazioni. Non solo, visto che la realizzazione di backup in cloud consente di fare a meno dei rischi e dei pericoli legati alla perdita di tutti quei dati che si rivelano fondamentali per poter gestire in maniera efficace il proprio business.
Inoltre, non bisogna dimenticare come anche la comunicazione ne beneficerà in maniera più corposa. Infatti, digitalizzazione vuol dire anche poter garantire una migliore e più efficace attività di comunicazione tra i vari comparti aziendali.
Gli strumenti fondamentali nell’ambito della digitalizzazione aziendale
La digitalizzazione di un’impresa vuol dire sfruttare le tecnologie digitali che servono per poter abbassare notevolmente le spese, ma anche provvedere alla condivisione di ogni tipo di dato e di informazioni in maniera estremamente facile e anche molto rapida, anche tramite sistemi che si possono gestire completamente da remoto. In questo modo, i vari flussi di lavoro si snelliscono e si velocizzano, rendendo automatizzate le attività.
Il primo strumento di cui non si può fare a meno per poter attuare effettivamente la digitalizzazione aziendale è senz’altro la creazione di un sito web. Si tratta di un sistema di digital marketing che offre all’impresa la possibilità prima di tutto di diventare più apprezzata e famosa, comunicando con un numero sempre più alto di clienti, sia attuali che potenziali. La realizzazione in maniera organizzata e strutturata di un sito web, affiancata da una strategia di posizionamento anche sui social network, consente di ottenere dei risultati davvero molto interessanti ed efficaci.
Un altro strumento di cui non si può fare a meno nel processo di digitalizzazione aziendale è senz’altro il DMS. Si tratta di un acronimo che sta per Document Management System. Corrisponde a quel gruppo di servizi software che offrono la possibilità di gestire ed effettuare ogni tipo di operazione di file e dati in maniera rapida e semplice. In questo modo, ecco che i documenti sono più facilmente accessibili da ogni tipo di device.
Anche la PEC aziendale rappresenta uno strumento che offre la possibilità di instaurare una comunicazione rapida, ma al contempo estremamente limitata dal punto di vista economico e pure affidabile. Questo sistema consente di provvedere all’invio di e-mail che hanno il medesimo valore legale di una normalissima raccomandata andata e ritorno.
Tra gli altri strumenti di cui ogni impresa si dovrebbe dotare in questo percorso di digitalizzazione troviamo indubbiamente la firma digitale (e relativa marca temporale), senza dimenticare la cyber security. Tramite la firma digitale c’è la possibilità di firmare ogni tipo di documenti nel giro di pochi secondi. Nel secondo caso, invece, si tratta di una tecnologia che ha come fine quello di proteggere l’ecosistema digitale aziendale da ogni tipo di minaccia informatica.
